Help, mijn lief is een collega

Ik schreef dit blijkbaar ergens in februari 2019, voor corona en thuiswerk dus, zonder het te publiceren. En nu gooi ik het in zijn oorspronkelijke vorm toch nog online.

Of de iets minder dramatische titel: Een relatie op het werk, hoe is dat nu?

Schreef ik drie jaar geleden nog heel wat berichten over hoe ik me als single perfect staande kon houden (deze post is nog steeds een van de meest gelezen artikels ooit). Ben ik ondertussen al bijna tweeënhalf jaar van ’t straat. En ik, de onafhankelijke single, ben op die manier veranderd in een levend cliché. Ik heb namelijk een relatie op het werk. Klinkt als een standaard Hugh Grant of Anna Hathaway film, neen?

In 2018 zorgde dit artikel voor best wat hilariteit op het werk. Eén op vijf zou namelijk ooit een relatie/flirt/affaire op het werk gehad hebben. En het lief en ik konden nooit voor die 5% alleen zorgen op ons kantoor… Dus wie nog? 😀

Dit geeft al meteen wat kadering. Het is namelijk bij ons volstrekt normaal dat er over onze relatie wordt gesproken. Iedereen, collega’s én zaakvoerders (die hier wel al eens meelezen en niet graag hebben dat ik ze baas noem, hallo daar 👋), doet er heel normaal over en ik denk dat er niemand echt een probleem mee heeft. (En mocht dat toch zo zijn, sorry not sorry, maar dan vind ik dat die persoon zijn probleem, niet het mijne…).

Wanneer er nieuwe mensen bijkomen is het wel altijd wat vreemd. Gaan we ze dat gewoon laten merken? Of vertellen we hen? Of zegt iemand anders hen het? Enfin, meestal zeg ik het bij een eerste deftig gesprek, dus niet bij de voorstelling op dag één, dat is al raar genoeg. De meeste appreciëren dat wel en ik zie af en toe een wenkbrauw fronsen. Maar ik krijg vooral steeds dezelfde vraag: “Oei, is dat niet moeilijk, zo op het werk?’.

En dat, lieve lezers, inspireerde me tot deze post. Want voor ons is dat eigenlijk niet heel moeilijk. En ik vind dat zelf ook een beetje vreemd. Ik had verwacht dat ik het er moeilijker mee zou hebben. Wij zitten namelijk 40 uur extra samen in dezelfde ruimte (open office). Eat that Temptation Island met jullie relatietest van slechts twee weken.

Ik denk dat het grote verschil is dat we elkaar eerst als collega’s hebben leren kennen en dat we ons dus van het begin ook als collega’s hebben gedragen en die lijn trekken we nog altijd door. We hebben nooit van mindset moeten switchen op het werk. Natuurlijk gaat momenteel alles goed en weet ik niet wat het gaat geven als het er eens echt tegenzit. Maar ik weet van andere collega’s dat we ons op het werk nooit anders zijn gaan gedragen en dat het daarom voor hen echt heel gemakkelijk te aanvaarden valt. Uiteraard zijn we bij de after-works drinks of activiteiten meer een koppel en is er minder die afstandelijkheid. Regelmatig komen er ook partners van andere collega’s mee als we iets leuks gaan doen dus dan is het zeker niet langer raar.

De echte uitdaging lijkt niet de relatie mee naar het werk brengen, maar het werk naar de relatie. Want het is een groot gemeenschappelijk netwerk en een makkelijk onderwerp om over te praten. Maar soms moet je het eens over iets anders hebben ook hé. Daarnaast weet de ander natuurlijk steeds wel heel goed over welke collega of welk project het gaat als je ’s avonds frustraties uit. En dan heeft de ander makkelijker een mening klaar of zoekt die automatisch mee naar een oplossing, in plaats van gewoon te luisteren zoals een partner doet die eigenlijk geen flauw benul heeft hoe die collega eruit ziet. 

Natuurlijk wonen we momenteel ook nog niet samen, waardoor het feit dat we elkaar op het werk zien soms zelfs gemakkelijk is. Je kan namelijk als middagpauze of na de werkuren samen iets gaan doen. Maar dan nog proberen we in de weekends echt wel bewust samen tijd door te brengen natuurlijk.

Voor ons is die relatie gewoon normaal en wij denken er eigenlijk amper bij na. Het blijkt dat anderen dat wel voor ons doen. Ik krijg regelmatig vragen van collega’s of kennissen die het blijkbaar een pak vreemder vinden dat we kunnen samenwerken. Het is altijd wel iets, mensen hebben altijd een mening klaar over jouw situatie. En ik vind dat het niet aan anderen is om zich te moeien met mijn relatie. Ik heb niet per se iemands mening nodig over hoe moeilijk hij/zij het zou vinden om met zijn/haar lief samen te werken. Dat zegt meer over jullie relatie, dan over de onze.

En er zijn trouwens koppels genoeg die intens samenwerken. Zelfstandigen met een eigen zaak bijvoorbeeld. Die moeten ook nog eens om kunnen met de enorme druk dat hun financiële situatie afhangt van het succes van de zaak. Dan is er niet echt nog een lijn te trekken tussen werk en privé. Eindeloos respect heb ik daarvoor.

Dus hoe is dat nu, een relatie op het werk? Voor ons is het gewoon normaal. Wij zijn helemaal aangepast aan die situatie. Zoals elke andere relatie.

Heb jij je partner op het werk leren kennen? Zou jij het zien zitten om samen te werken?

De ‘Lisa’ in mezelf

Op VTM is een nieuwe telenovella gestart. Dat is een soort modern sprookje met een coming of age verhaal dat zich richt op tieners en jongeren. Telenovella’s komen oorspronkelijk uit Zuid-Amerika en de bekendste van Vlaanderen is ongetwijfeld ‘Sara’.

De nieuwste telenovella heet ‘Lisa’ en de korte beschrijvingen gaat als volgt: “Lisa droomt van een carrière als creative in het hippe marketingbureau vlakbij haar huis. Maar durft ze ook? Want tot nu toe is ze nog nergens geraakt door haar extreme verlegenheid.”.

Ik heb de reeks nog niet gezien en denk ook niet dat ik dat ga doen. Elke dag een half uur vrijmaken voor zoiets dat lukt me toch niet. Ik wil dit jaar net minder tv kijken. Maar de beschrijving zorgde wel voor heel wat nostalgie. Want de 17-jarige Lisa uit de telenovella had even goed Annelies kunnen heten.

Toen ik 17 was droomde ik ook van een creatieve carrière in een hip reclamebureau. Mijn Lisa heette Nina, de rol die Lotte Heijtenis vertolkte in Dubbelleven. Een Eén-serie uit 2010 die ging over twee vrouwen die met dezelfde man getrouwd waren. Soit, Nina werkte in de serie in een reclamebureau en gaf daarbij presentaties om klanten en collega’s te overtuigen van haar ideeën. Ze leek me zo’n echte zakenvrouw. En dat wou ik ook dus ben ik gaan kijken naar studierichtingen waarmee je in de reclame kon belanden.

Uiteindelijk ben ik zo gestart aan de opleiding Communicatiewetenschappen waar ik ook met marketing, PR en heel wat andere gebieden kennismaakte. De reclamedroom was al minder prominent aanwezig. Maar nadat ik dat diploma kon afvinken, begon het toch terug te kriebelen en startte ik aan de Belgian Advertising School. Ik werkte daardoor een half jaar in een reclamebureau en leefde het leven van Nina. Brainstorms voor coole merken zoals Netflix met een creatieve directeur die je ideeën keurde en de klant die uit zijn selectie dan het saaiste idee koos (jep, want dat is de realiteit).

En oké, ondertussen zit ik niet meer in de reclame, maar in de webwereld en ben ik geen creatief maar een strateeg geworden, een van de andere twee profielen waarvoor je tijdens BAS wordt opgeleid. Een keuze waar ik helemaal achter sta. Maar ik doe nog wel altijd datgene waar mijn 17-jarige ik jaloers op zou zijn.

Ik ben net als Lisa introvert en verlegen als je me nog niet goed kent. De reclamewereld zit vol met extraverte mondige mensen die voor zichzelf durven opkomen. Dus ik kan me helemaal voorstellen hoe moeilijk Lisa het moet vinden om zich er tussen te worstelen. Maar ik heb zo’n gevoel dat het haar wel zal lukken. Het is ten slotte een telenovella, een modern sprookje. En sprookjes eindigen meestal goed, toch?

Wie weet hoeveel jonge meisjes zich gaan aangesproken voelen door deze serie? Ik hoop oprecht dat er ook veel jongeren door de huidige crisis voor verpleegster, dokter of lerares zullen gaan, maar laat die jonge Lisa’s maar komen naar onze sector. Ik kijk er naar uit!

Waarom heb jij voor je job gekozen?

Thuiswerk als nieuwe ideaal?

Op 10 maart was ik voor het laatst op kantoor. Ik had in de namiddag een meeting in Brussel samen met een collega voor de opstart van nieuw project. Langs de klantzijde zou een man of 8 aansluiten. Een goedgevulde zaal. Het was er warm en duf, dus hadden we de airco opgezet. We gingen uiteraard met de trein, want we moesten echt in het centrum van Brussel zijn. En treinen naar Brussel zijn druk. Op elk uur van de dag.

’s Avonds wandelde ik terug naar kantoor en wenste mijn collega (toevallig ook zaakvoerder) me een goede reis (hoe het me in Valencia is vergaan lees je hier). We hadden het niet over een mogelijke crisis en planden de week na mijn verlof al heel wat zaken in. Het lijkt allemaal zo bizar. Dat een aantal dagen later het kantoor zou sluiten en we op telewerk zouden overstappen. Dat we een dikke twee maand verder nog altijd maar bij uitzondering naar kantoor gaan.

Ik zit in de luxepositie, als marketeer in een succesvol webbureau, dat thuiswerken überhaupt mogelijk is. Onze hele werking zit in de cloud. Geef mij internet en ik kan werken. Meer heb ik niet nodig. Daarnaast zitten we ook nog eens in de luxepositie dat het in de digitale sector nu drukker is dan ooit, omdat letterlijk elk bedrijf de omslag moet maken. En ten derde zijn we al een best volwassen bureau qua klantenportefeuille waardoor heel wat mensen hun weg vinden naar ons om hun digitale vragen aan te stellen.

Driedubbele luxe noem ik dat. Ik heb heel wat vrienden die in gelijkaardige agencies werken en die wel een paar weken tijdelijk werkloos hebben thuisgezeten, of die ineens gratis webinars doen in de hoop toch maar wat klanten binnen te halen. Terwijl mijn collega’s en ik niet weten wat eerst doen. Het is in het voorjaar altijd druk, nu is het best pittig druk. Maar ik klaag niet. Ik doe mijn job nog steeds graag en deze crisis zorgt net voor heel wat interessante projecten en samenwerkingen.

Maar bon thuiswerk dus. Hoe gaat dat nu? We mochten voor de crisis ook al thuiswerken. Geen vaste dag per week, maar eerder wanneer de agenda het toeliet om eens een hele dag geconcentreerd te kunnen doorwerken. Ik maakte daar eerlijk gezegd weinig gebruik van, tenzij om een bepaalde reden bv. omdat ze voor de bouw iets kwamen doen waarvoor ik best thuis was of ik met de auto naar een klant moest. Ik vond van mezelf dat ik thuis te snel raakte afgeleid.

Ik kan me op het werk vaak wel concentreren (ook al is er in de kantoortuin heel wat lawaai en geroezemoes). Daarnaast heb ik ook gewoon een functie waarbij ik vaak moet overleggen met collega’s en klanten en dat is handiger op kantoor, toch?

Vandaag lees ik allerlei doemberichten over hoe ‘dit nieuwe normaal’ de doodsteek zou zijn voor kantoren, en dan vooral kantoortuinen waar iedereen allemaal samen in één grote open ruimte zit. Bedrijven zoals Shopify en Twitter hebben nu al hun werknemers laten weten dat ze thuis, of toch remote, zullen moeten werken tot en met 2021. De kantoren blijven gesloten. Iedereen thuis aan het werk lijkt wel het nieuwe ideaal.

Ik vind dat persoonlijk verre van ideaal. Naast het feit dat je zo geen scheiding meer hebt tussen werk en privé en er ook geen vaste kantooruren meer zijn (waardoor je continue bereikbaar lijkt, ik werk daardoor veel langer dan anders) stelt dit ons nog voor heel wat andere uitdagingen.

Wat met mensen in een klein appartement die eigenlijk helemaal geen ruimte hebben om een ergonomische bureau neer te planten? Ik zit zelf in een donkere hoek van mijn slaapkamer op mijn oud studiebureau te werken. Zonder groot scherm of tussenstukken. Mijn nek zit al wekenlang vast, mijn ogen doen pijn van al dat niet natuurlijk licht en zo kan ik nog wel doorgaan. Stel ze verplichten mij om nog voor een lange tijd thuis te werken zal ik moeten investeren in een wifi-versterker, schermen, tussenstukken… Ik zal zelfs op zoek moeten naar een andere plek om te werken in een huis waarin elke ruimte al een functie heeft. Gaat de werkgever dit allemaal betalen?

Ik heb daardoor vooral het gevoel dat de Shopify’s van deze wereld willen besparen op allerlei kosten door iedereen thuis te zetten. Kantoorruimte huren is duur. Iedereen remote laten werken, al dan niet met een minimale vergoeding, is een pak goedkoper veronderstel ik (voor zover ik daar een zicht op heb).

En wat met gezinnen waarbij meerdere mensen in huis moeten thuiswerken? En zo op elkaars lip leven? Wat met het feit dat mensen minder bewegen door altijd thuis te zitten? Is het wel goed voor je brein om zo versnipperd te werken, waarbij je tussen twee intensieve videocalls door nog snel even de was insteekt? Is dit echt hoe wij het nieuwe ideaal zien? Of is dit een burnoutmachine?

Ik kan eigenlijk niet wachten om terug naar kantoor te gaan. Ik ben als introvert heel graag thuis en kan perfect mijn werk uitvoeren vanachter mijn donkere bureau. Maar het zal nooit de experience van een kantoor gevuld met collega’s kunnen vervangen. De deur ’s morgens achter mij sluiten om naar kantoor te vertrekken biedt een enorme structuur die ik nu mis.

Los daarvan zie ik het ook niet zitten om de komende tijd mijn klanten alleen maar online te blijven zien. Er zijn heel wat goede tools online beschikbaar, maar niets kan een goede fysieke workshop of opleiding vervangen. Ik ben zo’n typische voeler. Ik probeer tijdens vergaderingen aan te voelen hoe anderen reageren op wat ik zeg. Lichaamstaal lezen. Blikken vangen. Gezichten aflezen. Allemaal dingen die ik nu al enorm hard mis tijdens mijn honderden calls per week.

Ondertussen ben ik het ook wel beu om iedereens kinderen en huisdieren altijd op de achtergrond te zien. Ik wil gewoon naar kantoor. Als binnenkort kinderen in een kampbubbel mogen van 50 personen, mogen wij met ons dertig dan ook niet gewoon in onze bubbel? Pretty please?

Dat thuiswerken het nieuwe ideaal wordt, dat hoop ik dus van harte niet. Dat heel wat bedrijven nu eindelijk hebben ingezien dat thuiswerken niet een verborgen vorm van verlof nemen is en dat ze nu meer vertrouwen krijgen in hun werknemers, daar sta ik wel volledig achter. Zelfs bij ons zie je die evolutie, thuiswerken bleef toch altijd een slechte naam hebben en dat is nu wel aan het verdwijnen. Dat we dus zullen evolueren naar een samenleving waarin het de norm is om minstens 1 dag per week van thuis te werken, is helemaal oké voor mij. Dat zou al heel wat files en drukte verminderen. Maar elke dag thuiswerken? That’s a no for me.

Zou jij ervoor kiezen om elke dag van thuis te werken? Of toch liever naar kantoor?

How I work

Het is een dankbaar onderwerp in blogland. Je werkroutines, handige tools en apps delen met je lezers. Ik zag het onder andere bij Evi en ook Talitha deed een gastblog bij Evi waarin ze haar werkroutines deelt. Eigenlijk is het vooral iets waar ik zelf nog niet vaak heb over nagedacht dus leek het me wel eens een uitdaging om dit op een rijtje te zetten.

How I work

  • Huidige job: online marketeer (dat is toch mijn jobtitel, eigenlijk doe ik nog veel meer dan dat ^^) bij het webbureau Statik.
  • Huidige Smartphone: door omstandigheden een Nexus 5X, maar ik ben vooral fan van de budgettoestellen van Huawei. Kwaliteit zonder dat je je blut hoeft te betalen.
  • Huidige laptop: Macbook Pro van het werk. Het enige Appletoestel dat ik in huis heb (en dat is oké).

img_0001

Zonder welke apps/tools/software kun jij niet werken en waarom?

Google Calendar gebruik ik uiteraard voor afspraken en af te stemmen met collega’s, maar eigenlijk gebruik ik het ook voor mijn eigen planning. Collega’s durven al eens klagen dat er veel in de agenda staat, maar eigenlijk zijn dat soms ook gewoon werkblokken om iets gedaan te krijgen. Niet doorvertellen hé, anders plannen ze mijn tijd vol met meetings ;).

En verder ook wel de rest van de Google bazaar: Drive voor bestanden, Photos gebruik ik privé heel vaak. Google docs, sheets en slides zijn super handig en zorgen ervoor dat Word en Excel nooit meer in huis komen (klanten die nog wel in Word werken en waarvan ik de documenten dus niet kan openen zijn de nagel aan mijn doodskist grr). En mijn G-mail waar ik inbox zero op toepas. We gebruiken op het werk ook nog een programma voor gedeelde mailboxen van waaruit ik vaak mail. Maar ik haat dat programma (echt een grote haat!), dus laat ik die mails ook toekomen in mijn persoonlijke van waaruit ik alles beheer. Maar voor het archief is zo’n gedeelde mailbox natuurlijk handig, bij vertrek of verlof van een collega.

Voor het bloggen gebruik ik de WordPress app op mijn telefoon en blogs volgen doe ik op Bloglovin of diezelfde WP app. Met het instellen van mijn nieuwe gsm heb ik het aantal apps bewust beperkt gehouden. Waardoor ik enkel de standaard social media shizzle actief gebruik. Zelfs Snapchat staat er ondertussen niet meer op. Misschien word ik toch nog volwassen.

Ik ben wel aan het experimenteren met Google Keep voor notities. Tot nu toe vind ik het vooral heel handig dat je notities makkelijk kan delen of de teksten kan verzenden naar een andere app. Sowieso de beste notitieapp die ik al geprobeerd heb!

Hoe ziet je bureau uit?

We hebben op het werk twee lange tafels in onze open office. En in ons team heerst er sinds kort de regel van clean desk en flex desk wat wil zeggen dat je ’s avonds je spullen opbergt en je bureau leegmaakt. Ik doe mee aan het opruimen, maar kies toch meestal hetzelfde plaatsje uit. Ben er best aan gehecht om mijn spulletjes en kastje bij mij te hebben. Maar ik functioneer an sich op elke plek, of dat maak ik mezelf toch graag wijs.

Ik heb een pennenhouder, fake cactusplantje en een knuffelmascotte van een veldritploeg op mijn bureau staan voor de gezelligheid. Meer niet eigenlijk. Er liggen vaak ook papieren all over the place en mijn uitgelezen bibboeken zwerven rond. Maar zoals ik al zei: dat proberen we te verminderen met onze clean desk policy.

Thuis schrijf ik nog zelden aan mijn schoolbureau op de kamer, zeker in de zomer. Vaak blog ik vanuit mijn bed, de zetel of aan de keukentafel.

Wat is je beste tijdbesparende shortcut/lifehack?

Jezelf kennen en weten wanneer je wel/niet productief bent bespaart sowieso tijd. Verder kan ik me echt ergeren wanneer ik een collega iets vraag dat 2 seconden duurt en ik ze dat op hun online to-do-list app zie zetten. Euhm ik vraag het nu? Doe dat even gewoon. Ik geloof dat je zaken die maar 2 minuten duren best meteen doet, dan zijn ze uit je systeem en van je lijstje. Dat geeft meer rust. Alleen oppassen dat je niet heel de dag door kleine dingen aan het doen bent, dan blijven de grote taken liggen. Met dat laatste struggle ik wel soms, want als mensen aan mijn bureau komen staan heb ik de neiging om alles te laten vallen en hen verder te helpen. En er zijn dagen dat ik veel volk zie.

Wat is je favoriete to do list manager?

Pen en papier. Echt al die apps die ik al geprobeerd heb… Het werkt niet voor mij. Aan de mailtjes die ik in mijn actionmap laat staan hangen meestal ook een to do vast dus dat geeft een goed beeld. En verder zet ik to do’s vaak ook in mijn agenda.

Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?

Euhm de radio in mijn auto? Nee serieus, eigenlijk niet. Ik ben verknocht aan die smartphone en laptop maar dat is het zo wel. Geen tablet, geen fitbit, andere sporttrackers of weet ik veel wat.

In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?

Veel projecten tegelijk managen. Het was van moetes de laatste maanden. En het geheim is gewoon: rustig blijven en prioriteiten stellen.

En eerlijk duurt het langst. Ik probeer in meetings nooit een mooier plaatje te schetsen dan wat realistisch is. Kunnen we een mooier plaatje creëren op het einde van het verhaal? Zoveel te beter. Underpromise, overdeliver. Ik ben ook vrij direct en ook dat wordt geapprecieerd door de klant. Ik denk dat ik best goed ben in het uitbouwen van een langetermijnrelatie met een klant. Vertrouwen kweken. En dat vind ik ook echt heel fijn. Soms moet je dan beslissingen nemen die op korte termijn weinig opleveren, maar op lange termijn voor iets moois kunnen zorgen. En ik krijg gelukkig de vrijheid ‘van boven’ om die zaken zelf in handen te nemen. Ik doe eigenlijk mijn eigen goesting wat op mijn leeftijd best uniek is.

IMG_4398.jpg

Foto’s door huisfotograaf Snerk One

Waar luister je naar terwijl je werkt?

De gekke uitspraken van collega’s en het lawaai op de speelplaats naast ons kantoor. Ja, je hoort het (pun intended), ik zet geen muziek op en ook geen hoofdtelefoon. Ik ben graag in de sfeer van het kantoor. Zij het een rustige dag waarop iedereen geconcentreerd is (het kan soms echt stil zijn bij ons). Zij het een rumoerige vrijdag. Meegaan met de flow. En ja, sommige dagen kan ik daar wat minder tegen (wanneer ze op de speelplaats kinderen een blokfluit geven bijvoorbeeld), dan zal ik me wel terug trekken. Of heel hard zagen daarover ^^.

Wat ben je op dit moment aan het lezen?

The three musketeers van Alexandre Dumas. Een klassieker vol ironie. I like!

Ben je eerder een introvert of een extrovert?

Ik ben duidelijk een introvert. Al zit ik ergens naar het midden toe op de schaal. Ik kan mezelf dus heel erg pushen naar extravert, wat zeker van pas komt in mijn klantgerichte job. En introverten zijn naar het schijnt betere verkopers omdat ze meer vertrouwen wekken bij (potentiële) klanten. Ik heb die introverte kant dus helemaal aanvaard en ben ervan overtuigd dat het me helpt in mijn job.

Hoe ziet je slaaproutine eruit?

Ik probeer voor 23u in bed te liggen, elke dag. Dat is zowat de enige routine die ik heb. Dat en wat hersenloos scrollen op mijn telefoon. Ik weet het, het is slecht om dat te doen. Blauw licht enzo. Maar ik kan het niet laten. Verder ben ik best een goede slaper, tenzij in stressperiodes, dan duurt het al eens wat langer voor ik de slaap vat.

Wat is het beste advies dat je ooit kreeg? 

Fake it till you make it. Klinkt hard. Maar je kan echt meer dan je denkt. Het maakt echt niet uit of het de eerste keer is dat je dit doet. Laat dat gewoon niet merken en doe wat jij denkt dat goed is. En dan komt alles meestal effectief goed. Iedereen expert weet je wel.

Is er iets dat je hieraan wilt toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers? 

Doe iets met passie en overtuiging of begin er niet aan.

En help elkaar. Wat betreft hulp vragen: kijk eerst even zelf of je er niet uitkomt (niets zo hatelijk als mensen die nooit zelf iets uitzoeken). Zo niet vraag dan zeker hulp. Blijven zitten met een probleem helpt niemand verder en zorgt op lange termijn sowieso voor meer problemen. En als je uitleg krijgt maar het dan nog niet begrijpt. Dat is niet erg. Durf dat toegeven. Want opnieuw: het helpt je geen zak verder als je dankuwel zegt en dan nog even vast zit als 10 minuten eerder. Wees niet te mooi om iemand aan de arm te trekken. Dat heb ik echt moeten leren.

Wat zijn jouw werkroutines? En zijn er apps of gadgets die ik echt moet leren kennen?

In vier stappen naar een lege inbox

Het klinkt als een droom: je opent je mailbox – thuis, op het werk, op je telefoon – en je hebt geen mails in je inbox staan. Leeg! Je kan je beginnen focussen op al die andere taken. Een droom? Nee hoor, mij lukt het elke dag. En ik zal eens iets zeggen: eigenlijk is het belachelijk eenvoudig.

Ik verklapte al eerder mijn gouden tip om productiever te zijn en in die post sprak ik over het Inbox Zero principe. Toen was ik daar zelf nog maar net mee gestart. Ondertussen zijn we een tijdje verder, en kan ik zeggen dat – voor mij althans – de techniek goed werkt. Zo goed dat mijn stressniveau zelfs wat neer beneden is gegaan. Hoog tijd dus om mijn tips met jullie te delen!

Opmerking: Er zijn verschillende interpretaties van Inbox Zero. Hieronder licht ik mijn werkwijze toe. Dit is niet noodzakelijk de standaard of beste manier. Het is mijn manier en voor mij werkt het. Hopelijk voor jou ook 🙂

Wat is Inbox Zero? 

Inbox Zero is een werkwijze om – rarara – je inbox steeds leeg te maken. Leeg, als in geen e-mails in je inbox, of je ze nu gelezen hebt of niet. Het gaat hier dus wel – voor alle duidelijkheid – enkel over je inbox: andere mappen in je algemene mailbox zullen wel nog e-mails bevatten. Het puur verwijderen of archiveren van mails om die teller op 0 te krijgen is dus niet de bedoeling. Het gaat om het filteren van e-mails en jezelf snel ontdoen van al die berichten waarmee je toch niets bent.

Opmerking: de meeste mailsystemen zijn zo opgebouwd dat ze Inbox Zero gemakkelijk toelaten. Gmail bijvoorbeeld is hier uitermate geschikt voor.

p1060260

Archiveren

Geef toe: hoeveel e-mails krijg jij op een dag binnen die FYI – for your information – zijn? Je moet ze lezen, maar verder verwacht men niet dat jij iets doet. Heel waarschijnlijk laat je deze berichten geopend in je mailbox staan. En dan begint de chaos: want ergens staat er ook nog een mail tussen waar je wel iets mee moet doen. Ken je het verhaal van de naald en de hooiberg?

Door ze te laten staan geven deze mails een gevoel van drukte omdat je ze steeds blijft zien. FYI-mails moet je gewoon onmiddellijk archiveren (je kan ze hierdoor wel nog gemakkelijk terugvinden) wanneer je ze gelezen hebt. Dat is de eerste stap naar een legere mailbox en deze werkwijze gaat meteen het grootste verschil maken.

Delegeren

Krijg je een vraag binnen die eigenlijk niet voor jou is maar voor een collega? Of waar je het antwoord gewoon niet op weet? Dan moet je deze niet in je inbox laten staan met de gedachte ‘ik zie nog wel wat ik er mee doe’. Nee, stuur dit meteen door naar een collega van wie je weet of denkt dat hij/zij dit wel kan oppakken. En daarna de desbetreffende mail niet vergeten te archiveren.

Beantwoorden

Dan komen we nu bij de e-mails waarmee je wel iets moet doen. Vaak krijg je kleine vragen binnen waarvan je het antwoord kan vinden of opzoeken op pakweg 2 minuten. Doe dit dan meteen als je de e-mail hebt gelezen. Waarom zou je wachten? Jij hebt toch ook graag een snel antwoord op je vraag?

Hetzelfde met meetingaanvragen. Laat deze niet zomaar in je mailbox ophopen. Maar bevestig onmiddellijk of sla de uitnodiging vriendelijk af. Voor dit soort kleine e-mails kan je enkele momenten per dag voorzien dat je deze onmiddellijk verwerkt. En zo gaat die teller waar wat meer richting die nul.

Actie ondernemen

Natuurlijk zijn er ook mails die meer dan 2 minuten werk vragen. Deze kan je dus niet zomaar beantwoorden en archiveren. Zet die nieuwe taak onmiddellijk op je planning. Je kan dan de verzender ook al antwoorden tegen wanneer hij het geleverde werk mag ontvangen.

Maar dan staat die mail nog in je inbox, en dat kan voor stressgevoel zorgen. Maak hiervoor een actiemap aan. Eigenlijk is een actiemap de enige map die je moet hebben in je mailbox. Veel mensen maken mappen per thema of project aan. Dat is niet verkeerd, maar het biedt op zich ook geen meerwaarde. In de actiemap sleep je mails waarmee je nog iets moet doen, maar daar op dit moment geen tijd voor hebt. Dit kunnen ook nieuwsbrieven of andere zaken zijn die je nog moet lezen (ook dat is een actie). Heb je een mail behandeld, dan archiveer je opnieuw.

Op naar een lege inbox…

Elke mail die je ontvangt komt in aanmerking voor deze vier acties: lezen en archiveren, delegeren, meteen antwoorden of in de actiemap stoppen. Als je dit proces doorloopt dan is je inbox na elke filterbeurt leeg. Om je werk te plannen moet je dan alleen nog rekening houden met die actiemap en al snel zul je merken dat dit betrekkelijk minder e-mails zijn dan al die binnenkomende ‘troep’.

Hoe hou jij je mailbox overzichtelijk?

Mijn gouden tip om productiever te zijn

Vandaag trap ik een reeks werkgerelateerde artikelen af om meer uit je carrière te halen. Want of je het nu wilt of niet, je brengt heel wat tijd door op je werkplek. In mijn geval is dat 40 uur (of meer) per week. Misschien heb je wel een bepaalde droombaan waar je naar toe werkt of wil je net als ik gewoon constant uitgedaagd blijven worden en bijleren. Genoeg stof tot na denken!

Productiviteit, er is al zoveel over geschreven en het boeit me enorm. Je hebt namelijk maar een beperkte tijd voor een bepaalde taak (zeker in een agency) dus wil ik die zo efficiënt mogelijk invullen. En eerlijk? Daar heb ik nog zoveel te leren! Ik werk wel al zeer succesvol volgens het inbox zero principe (misschien moet ik daar eens een aparte post aan wijden), waardoor mijn mailbox niet overstroomt en overzichtelijk blijft. Maar verder gaat mijn productiviteit met ups en downs.

En dus vind je op het internet duizenden lijstjes met tips om productiever te werken. Een goede planning doet al veel, maar dan mag je niet te veel tijd in die planning steken natuurlijk. Ook andere clichés passeren de revue: elk uur een pauze nemen, gezond eten, voldoende slapen,… Is het echt zo simpel?

Ja, Ik denk dat het eenvoudig is! Ik geloof dat alles begint met jezelf te kennen en je werkschema af te stemmen op je persoonlijkheid. Daarvoor moet je wel het antwoord kennen op de volgende drie vragen. Maar als je beschikt over een grondige portie zelfkennis is dat piece of cake!

P1060260.JPG

Op welke momenten van de dag ben je het meest geconcentreerd?

Pas daar dan je werkschema aan aan. Ikzelf ben de eerste uren van de voormiddag het meest productief, en dus begin ik voor half 9 te werken. In de namiddag krijg ik een serieuze dip rond 3 uur, maar dan bijt ik even door en kan ik twee later naar huis. Want na 5 uur gaat mijn aandacht sterk naar beneden en moet je mij niet veel meer vragen (behalve wat ik wil eten ^^). Jezelf kennen en je werkritme daaraan aanpassen is dus de eerste stap.

Welke taken stel jij uit?

Met andere woorden, waar heb jij een broertje aan dood? Zet deze taken als eerste in de agenda. Dat is het idee van Eat that frog. Een kikker ziet er niet aantrekkelijk uit, maar toch zal je hem moeten opeten. Doorbijten dus! Opnieuw, dit is voor iedereen anders, dus pas je planning daar aan aan.En als op termijn blijkt dat een bepaalde taak je echt niet ligt, communiceer hier dan duidelijk over met je collega’s/baas. Je takkenpakket is heus wel bespreekbaar!

Hoeveel tijd heb je nodig voor een bepaalde taak?

De moeilijkste vraag uit het rijtje, maar misschien wel de belangrijkste. We hebben namelijk allemaal de neiging om onszelf te overschatten. En dus zetten we veel op onze dagplanning. Te veel. Want denk eens na hoeveel taken je elke dag verzet naar morgen omdat je er niet tot toe gekomen bent? Krijg jij daar ook zo’n stress van? Weten wat je aankan binnen welke tijd zorgt voor een realistische planning. Zet naast die ene vervelende job dus ook 1 à 2 grotere klusjes op je lijstje. En hou zeker tijd vrij om je mailbox na te kijken en voor ad hoc taken die er ineens tussen komen (want geef toe dat gebeurt elke dag). En ben je vroeger klaar, dan begin je toch gewoon aan je taken van morgen!

Met andere woorden maak die planning, maar hou hierbij rekening met je ideale werkritme, die vervelende maar belangrijke opdracht én de effectieve tijd die je nodig hebt om iets kwalitatief af te leveren. Productiviteit en plannen begint dus bij jezelf te kennen. Dat is mijn gouden tip!

Hoe stel jij je planning op?