How I work

Het is een dankbaar onderwerp in blogland. Je werkroutines, handige tools en apps delen met je lezers. Ik zag het onder andere bij Evi en ook Talitha deed een gastblog bij Evi waarin ze haar werkroutines deelt. Eigenlijk is het vooral iets waar ik zelf nog niet vaak heb over nagedacht dus leek het me wel eens een uitdaging om dit op een rijtje te zetten.

How I work

  • Huidige job: online marketeer (dat is toch mijn jobtitel, eigenlijk doe ik nog veel meer dan dat ^^) bij het webbureau Statik.
  • Huidige Smartphone: door omstandigheden een Nexus 5X, maar ik ben vooral fan van de budgettoestellen van Huawei. Kwaliteit zonder dat je je blut hoeft te betalen.
  • Huidige laptop: Macbook Pro van het werk. Het enige Appletoestel dat ik in huis heb (en dat is oké).

img_0001

Zonder welke apps/tools/software kun jij niet werken en waarom?

Google Calendar gebruik ik uiteraard voor afspraken en af te stemmen met collega’s, maar eigenlijk gebruik ik het ook voor mijn eigen planning. Collega’s durven al eens klagen dat er veel in de agenda staat, maar eigenlijk zijn dat soms ook gewoon werkblokken om iets gedaan te krijgen. Niet doorvertellen hé, anders plannen ze mijn tijd vol met meetings ;).

En verder ook wel de rest van de Google bazaar: Drive voor bestanden, Photos gebruik ik privé heel vaak. Google docs, sheets en slides zijn super handig en zorgen ervoor dat Word en Excel nooit meer in huis komen (klanten die nog wel in Word werken en waarvan ik de documenten dus niet kan openen zijn de nagel aan mijn doodskist grr). En mijn G-mail waar ik inbox zero op toepas. We gebruiken op het werk ook nog een programma voor gedeelde mailboxen van waaruit ik vaak mail. Maar ik haat dat programma (echt een grote haat!), dus laat ik die mails ook toekomen in mijn persoonlijke van waaruit ik alles beheer. Maar voor het archief is zo’n gedeelde mailbox natuurlijk handig, bij vertrek of verlof van een collega.

Voor het bloggen gebruik ik de WordPress app op mijn telefoon en blogs volgen doe ik op Bloglovin of diezelfde WP app. Met het instellen van mijn nieuwe gsm heb ik het aantal apps bewust beperkt gehouden. Waardoor ik enkel de standaard social media shizzle actief gebruik. Zelfs Snapchat staat er ondertussen niet meer op. Misschien word ik toch nog volwassen.

Ik ben wel aan het experimenteren met Google Keep voor notities. Tot nu toe vind ik het vooral heel handig dat je notities makkelijk kan delen of de teksten kan verzenden naar een andere app. Sowieso de beste notitieapp die ik al geprobeerd heb!

Hoe ziet je bureau uit?

We hebben op het werk twee lange tafels in onze open office. En in ons team heerst er sinds kort de regel van clean desk en flex desk wat wil zeggen dat je ’s avonds je spullen opbergt en je bureau leegmaakt. Ik doe mee aan het opruimen, maar kies toch meestal hetzelfde plaatsje uit. Ben er best aan gehecht om mijn spulletjes en kastje bij mij te hebben. Maar ik functioneer an sich op elke plek, of dat maak ik mezelf toch graag wijs.

Ik heb een pennenhouder, fake cactusplantje en een knuffelmascotte van een veldritploeg op mijn bureau staan voor de gezelligheid. Meer niet eigenlijk. Er liggen vaak ook papieren all over the place en mijn uitgelezen bibboeken zwerven rond. Maar zoals ik al zei: dat proberen we te verminderen met onze clean desk policy.

Thuis schrijf ik nog zelden aan mijn schoolbureau op de kamer, zeker in de zomer. Vaak blog ik vanuit mijn bed, de zetel of aan de keukentafel.

Wat is je beste tijdbesparende shortcut/lifehack?

Jezelf kennen en weten wanneer je wel/niet productief bent bespaart sowieso tijd. Verder kan ik me echt ergeren wanneer ik een collega iets vraag dat 2 seconden duurt en ik ze dat op hun online to-do-list app zie zetten. Euhm ik vraag het nu? Doe dat even gewoon. Ik geloof dat je zaken die maar 2 minuten duren best meteen doet, dan zijn ze uit je systeem en van je lijstje. Dat geeft meer rust. Alleen oppassen dat je niet heel de dag door kleine dingen aan het doen bent, dan blijven de grote taken liggen. Met dat laatste struggle ik wel soms, want als mensen aan mijn bureau komen staan heb ik de neiging om alles te laten vallen en hen verder te helpen. En er zijn dagen dat ik veel volk zie.

Wat is je favoriete to do list manager?

Pen en papier. Echt al die apps die ik al geprobeerd heb… Het werkt niet voor mij. Aan de mailtjes die ik in mijn actionmap laat staan hangen meestal ook een to do vast dus dat geeft een goed beeld. En verder zet ik to do’s vaak ook in mijn agenda.

Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?

Euhm de radio in mijn auto? Nee serieus, eigenlijk niet. Ik ben verknocht aan die smartphone en laptop maar dat is het zo wel. Geen tablet, geen fitbit, andere sporttrackers of weet ik veel wat.

In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?

Veel projecten tegelijk managen. Het was van moetes de laatste maanden. En het geheim is gewoon: rustig blijven en prioriteiten stellen.

En eerlijk duurt het langst. Ik probeer in meetings nooit een mooier plaatje te schetsen dan wat realistisch is. Kunnen we een mooier plaatje creëren op het einde van het verhaal? Zoveel te beter. Underpromise, overdeliver. Ik ben ook vrij direct en ook dat wordt geapprecieerd door de klant. Ik denk dat ik best goed ben in het uitbouwen van een langetermijnrelatie met een klant. Vertrouwen kweken. En dat vind ik ook echt heel fijn. Soms moet je dan beslissingen nemen die op korte termijn weinig opleveren, maar op lange termijn voor iets moois kunnen zorgen. En ik krijg gelukkig de vrijheid ‘van boven’ om die zaken zelf in handen te nemen. Ik doe eigenlijk mijn eigen goesting wat op mijn leeftijd best uniek is.

IMG_4398.jpg

Foto’s door huisfotograaf Snerk One

Waar luister je naar terwijl je werkt?

De gekke uitspraken van collega’s en het lawaai op de speelplaats naast ons kantoor. Ja, je hoort het (pun intended), ik zet geen muziek op en ook geen hoofdtelefoon. Ik ben graag in de sfeer van het kantoor. Zij het een rustige dag waarop iedereen geconcentreerd is (het kan soms echt stil zijn bij ons). Zij het een rumoerige vrijdag. Meegaan met de flow. En ja, sommige dagen kan ik daar wat minder tegen (wanneer ze op de speelplaats kinderen een blokfluit geven bijvoorbeeld), dan zal ik me wel terug trekken. Of heel hard zagen daarover ^^.

Wat ben je op dit moment aan het lezen?

The three musketeers van Alexandre Dumas. Een klassieker vol ironie. I like!

Ben je eerder een introvert of een extrovert?

Ik ben duidelijk een introvert. Al zit ik ergens naar het midden toe op de schaal. Ik kan mezelf dus heel erg pushen naar extravert, wat zeker van pas komt in mijn klantgerichte job. En introverten zijn naar het schijnt betere verkopers omdat ze meer vertrouwen wekken bij (potentiële) klanten. Ik heb die introverte kant dus helemaal aanvaard en ben ervan overtuigd dat het me helpt in mijn job.

Hoe ziet je slaaproutine eruit?

Ik probeer voor 23u in bed te liggen, elke dag. Dat is zowat de enige routine die ik heb. Dat en wat hersenloos scrollen op mijn telefoon. Ik weet het, het is slecht om dat te doen. Blauw licht enzo. Maar ik kan het niet laten. Verder ben ik best een goede slaper, tenzij in stressperiodes, dan duurt het al eens wat langer voor ik de slaap vat.

Wat is het beste advies dat je ooit kreeg? 

Fake it till you make it. Klinkt hard. Maar je kan echt meer dan je denkt. Het maakt echt niet uit of het de eerste keer is dat je dit doet. Laat dat gewoon niet merken en doe wat jij denkt dat goed is. En dan komt alles meestal effectief goed. Iedereen expert weet je wel.

Is er iets dat je hieraan wilt toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers? 

Doe iets met passie en overtuiging of begin er niet aan.

En help elkaar. Wat betreft hulp vragen: kijk eerst even zelf of je er niet uitkomt (niets zo hatelijk als mensen die nooit zelf iets uitzoeken). Zo niet vraag dan zeker hulp. Blijven zitten met een probleem helpt niemand verder en zorgt op lange termijn sowieso voor meer problemen. En als je uitleg krijgt maar het dan nog niet begrijpt. Dat is niet erg. Durf dat toegeven. Want opnieuw: het helpt je geen zak verder als je dankuwel zegt en dan nog even vast zit als 10 minuten eerder. Wees niet te mooi om iemand aan de arm te trekken. Dat heb ik echt moeten leren.

Wat zijn jouw werkroutines? En zijn er apps of gadgets die ik echt moet leren kennen?

Advertenties

Iedereen expert

Regelmatig probeer ik een aantal carrièretips of werkinzichten met jullie te delen. Tips om je productiviteit te verbeteren bv. Dit was alweer even geleden en eigenlijk is er één inzicht dat voor mezelf altijd terugkomt. Dat me steeds een schop onder mijn kont geeft en mijn zelfvertrouwen in mijn job verhoogt. En dat inzicht is eigenlijk vrij eenvoudig.

Iedereen heeft een unieke expertise.

Dat stemmetje

Ik geef regelmatig opleidingen en workshops aan klanten. Soms heb ik die mensen nog niet gezien en spreken we af via mail. En dan begint daar een klein stresskonijntje in mijn hersencellen rond te huppelen: wat als die persoon een pak ouder is, al jaren werkt en dus veel meer weet van marketing dan ik? Of nog erger: wat als die persoon teleurgesteld is dat hij zo’n jong meisje voor zich krijgt met amper twee jaar werkervaring?

Vervelend dat je op zo’n moment je eigen zelfvertrouwen ondermijnt. Ik bereid mijn workshops altijd grondig voor en probeer mij zo goed mogelijk in te leven in de sector van de klant en de mogelijke uitdagingen waar ze voor staan. Ik weet dus best wel dat ik iets nuttig te vertellen heb, maar dat stemmetje dat is er altijd.

Dat stemmetje heeft nog nooit gelijk gekregen. Ja, de ene workshop merk ik dat mensen al wat meer opsteken dan de andere. Omdat het niveau van de persoon voor me kan verschillen. Maar in het slechtste geval heb ik die persoon dan de bevestiging gegeven dat hij/zij goed bezig is en hier en daar een nieuw idee aangereikt. Inspireren, dat is uiteindelijk mijn doel, veel meer dan een vastomlijnd plan voor te leggen à la ‘Zo moet het, en niet anders!’. Dus word ik steeds warm bedankt en verlaten zowel de klant als ik de zaal met een glimlach.

Expertise en anciënniteit

Waarom ben ik dan altijd zo verdomd gestresseerd voor die eerste minuten? Waarom heb ik zoveel schrik om te falen? Het slaat op niets. Ik denk dat het te maken heeft met mijn gevoel rond expertise. Expertise lijkt in onze wereld vaak verboden met jaren ervaring. Anciënniteit is nog steeds een belangrijke factor in promoties en loononderhandelingen. En eerlijk gezegd: dat slaat op niets. Iemand die al 10 jaar voor hetzelfde merk in een afgesloten kantoor nieuwsbrieven zit te tikken weet minder van marketing dan iemand die op een dag soms 3 verschillende klanten voor zich krijgt met uiteenlopende problemen.

En toch hebben we beiden een zeer waardevolle expertise. Ik zal nooit zo goed worden in het samenstellen van nieuwsbrieven als hij, maar zal hem wel heel wat tips kunnen geven om de inhoud van de nieuwsbrief te verbeteren door inzichten die ik heb opgedaan bij gelijkaardige of net verschillende merken.

Iedereen heeft een expertise die voor een ander op een bepaald moment super relevant en waardevol kan zijn. En die is niet te tellen in jaren. Nah!

Persoonlijke ervaring

We hebben allemaal die unieke invalshoek. Niet omdat we een aantal jaren theorie hebben zitten studeren uit een stoffig handboek. Neen, die invalshoek komt uit onszelf. Uit onze ervaring. Persoonlijke ervaring, maar vooral ook het feit dat dit niet de eerste keer is dat je het doet. Het is niet je eerste klant of je eerste nieuwsbrief. En ook al is het deze keer een totaal andere case, sector en weet ik wat allemaal, een case oplossen is niet de eerste keer. Zelfs wanneer het wel je eerste case is, heb je een expertise die degene voor je mist. Je hebt cases bestudeerd in je les of tijdens je stage. Je hebt artikels gelezen… Je hebt een soort gut feeling. Kortom: je bent er mee bezig.

Je mag dan nog het gevoel hebben dat je niets kan of niets weet. Je bent wel elke week 38 uur of meer bezig met je job. Dat is vaak 38 uur meer dan degene voor je. Je hebt sowieso al dingen gezien, meegemaakt, desnoods gehoord, die je kan aanwenden.

En iemand stapt naar jou omdat hij die expertise niet heeft. Dat is ook een mooie. Niemand vraagt in principe hulp voor iets waarvan hij vindt dat hij er fantastisch goed in is. En hij vraagt het aan jou omdat hij denkt dat jij iets te vertellen hebt. En dat heb je, geloof me nu maar.

Stap voor stap wordt dat stemmetje het zwijgen opgelegd. En soms vind ik een workshop van mezelf wel eens wat minder en pak ik het de volgende keer anders aan. Er zijn altijd onderwerpen die me minder liggen. Maar die meerwaarde voor de klant die is er. En dat geeft zoveel voldoening.

Vind jij soms dat je niet genoeg ervaring of expertise hebt? Hoe ga je daar mee om?

Over sandwiches, boterhammen en feedback

Op een bitterkoude maar zonnige vrijdag trokken we met heel het team naar een boot (want: neem mensen uit dagelijkse omgeving en ze zouden openlijker zijn) voor een dagje teambuilding. Best uniek dat we met zijn allen op een werkdag, wel ja, niet aan het werk gingen. Dat het geen fun zou worden wisten we. We zouden echt wel aan onze samenwerking werken (met al dat werken in deze zinnen ^^). Maar fun is het altijd bij ons, dus het werd een toffe dag. En het zette me ook weer aan het denken. En dat is altijd gevaarlijk voor wat je hier te lezen krijgt ^^.

Sandwiches

Vlak na de middag begonnen we namelijk aan een stukje over feedback. En onze coaches pakten dit vrij theoretisch aan. Ze maakten komaf met de onderverdeling positieve en negatieve feedback en doopten dit om tot waarderende en confronterende feedback. De eerste frons op mijn voorhoofd was hiermee een feit want je kan een aap een ring aan doen, het blijft geen aantrekkelijk ding. Confronterende feedback klinkt misschien beter, het blijft iets waar niemand dol op is. What’s in a name?

De tweede frons kwam er toen ze expliciet zeiden dat de sandwichmethode bullsh** was, om daarna een andere methode op te hemelen, die wat mij betreft niet zoveel beter is. Voor wie de sandwichmethode niet kent: hierbij ga je een negatieve boodschap indekken door ervoor en erna iets positief te zeggen. Voorbeeld: je bent een super leuk persoon MAAR je werk zuigt kei en kei hard, maar je hebt wel je best gedaan. Ik overdrijf hier echt enorm, maar je snapt mijn punt wel. Het beleg wordt wat gemaskeerd door het broodje, vandaar de sandwich.

De sandwichmethode komt niet echt authentiek over werd er gezegd. Je meent het? Mijn mond viel niet echt open van verbazing. Ik die zelf ontzettend direct kan zijn, ook in feedback, besef echt wel dat direct negatief doen niet altijd goed overkomt. Maar onoprecht positief komt naar mijn bescheiden mening nog veel slechter over. Bij mij weet je ten minste dat ik meen wat ik zeg. I don’t pretend.

Boterhammen

Maar dus brachten ze een andere methode aan. De EN-EN methode. Hierin zeg je de confronterende feedback, maar je toont ook meteen een blijk van waardering voor de persoon en de relatie die je met hem/haar hebt. Typevoorbeeld: ik waardeer onze relatie heel erg en ik hoop dat wat ik ga zeggen dit niet stuk maakt, maar je werk zuigt echt hard. Of: Ik apprecieer je inzet en jou als persoon heel erg, maar het resultaat is echt niet wat het moet zijn.

Waarom dit de en-en methode heet, is mij een raadsel want in de praktijk grijp je snel naar het zo niet positieve woordje maar. Ik zou dit eerder de boterhammethode noemen. Je zegt iets positief samen met iets negatiefs. Resultaat: een stukje brood minder dan bij de sandwich en nog altijd niet veel oprechter toch? Ok, het gaat er hier om dat je appreciatie en waardering toont en dat je bijna letterlijk zegt dat je iemand niet wil kwetsen. Maar je kan jezelf toch niet wijsmaken dat dit de negatieve feedback minder kwetsend maakt? Het is een mooiere manier om het te zeggen, maar mooi is ook maar mooi.

Feedback blijkt moeilijker dan gedacht

Wat ik vooral jammer vind is dat feedback nog altijd zo moeilijk ligt anno 2018. Ikzelf heb best wel nood aan feedback, maar merk dat ik die zelf amper krijg en als ik er krijg is het positieve – excuseer mij waarderende – (en jullie weten hoe slecht ik met complimenten om kan gaan).  Want dat krijgen mensen wel makkelijk over hun lippen, het is namelijk geen risico om een compliment te geven. Zelf geef ik weinig feedback, omdat complimenten geven ook niet makkelijk is én omdat ik mensen niet wil kwetsen. Als het dus om iets niet super belangrijks gaat zal ik eerder mijn mond houden. Jammer hé, al die gemiste kansen? Directe feedback kan je echt als persoon doen groeien. En persoonlijke groei daar zijn we allemaal naar op zoek. Waarom helpen we elkaar dan niet?

Feedback lijkt dus geen simpel thema en ik begrijp ook wel waarom de coaches het op deze manier hebben aangepakt. Ik wil hun werkwijze niet afkraken (al kwam er een derde frons toen ze tips gaven voor introverten om om te gaan met zowel positieve als negatieve feedback, als mede introvert in een groep vol introverten vond ik dit wat vreemd, alsof we een andere soort zijn en alsof de reactie op feedback en introvertheid met elkaar te maken hebben, ik denk dat confronterende feedback voor iedereen moeilijk is, intro- of extravert, maar bon ik wijk af). Ik vond het gewoon opvallend hoe moeilijk zo’n thema dat makkelijk lijkt kan zijn, in theorie én praktijk.

Geef of krijg jij veel feedback? Hoe ga je daar mee om?

Working 9 to 5 #2

Het oorspronkelijke plan achter deze categorie was om jullie regelmatig op de hoogte te houden over hoe het gaat op werkvlak. Mijn eerste update werd dan ook veel gelezen, maar eigenlijk heb ik sinds september 2016 geen grondige update meer met jullie gedeeld. Foei, Annelies! Nu mijn eenjarig ‘jubileum’ op het werk een feit is, werd het dan toch nog eens tijd, want na een jaar is er natuurlijk wel wat veranderd.

Ik vertelde dus al dat ik aan de slag ben als content marketeer in een Leuvens webbureau. Wel, dat is nog altijd mijn kerntaak. Vragen die over alles wat in de ruime zin met content marketing te maken hebben komen bij mij terecht. Samen met meer algemene marketingzaken zoals een analyse van de website en het opmaken van een marketingplan.

Als marketeer ben je met een project van a tot z bezig, wat wil zeggen dat je ook het contact met de klant verzorgt, meetings doet, budgetten opstelt en opvolgt, etc. Je bent degene die zowel de dankuwel krijgt als de klaag e-mail over wat er allemaal fout loopt. Maar over het algemeen valt dat allemaal goed mee, ik investeer graag tijd en moeite om een goede relatie op te bouwen met klanten en hun business leren te begrijpen. In het begin dacht ik dat ze moeilijk zaken zouden aannemen van iemand jonger, maar uiteindelijk zitten zij met een specifiek probleem waarvoor ze een extra partij inschakelen en is het aan mij om met mijn ‘expertise’ hen te helpen.

Dat brengt me bij een tweede soort werk: het geven van opleidingen en workshops. Meestal gaat dit om workshops op maat waarbij je in een aantal sessies gaat kijken om de onlinemarketingstrategie (ja, dat is 1 woord) uit te werken of te optimaliseren. Soms gaat het ook om grotere sessies voor een groep van klanten over een bepaald onderwerp. Stiekem vind ik dit één van de leukste aspecten aan mijn job, omdat je directe interactie hebt met je klant(en) en meteen ziet dat je hen echt wel helpt.

Naast het pure inhoudelijk werk doen wij binnen het team ook aan sales. Potentiële klanten benaderen, salesgesprekken, offertes maken etc. Niet meteen het allerleukste aan de job, maar wel noodzakelijk en opnieuw kom je met heel wat mensen in contact.

img_0001

Sinds een maand komt daar nog bij dat ik project manager van het team ben geworden. Concreet wil dit zeggen dat ik verantwoordelijk ben voor allerlei praktische zaken zoals facturatie, maar verder is het vooral mijn taak om het team wat te trekken en de overige teamleden te begeleiden en ervoor te zorgen dat zij goed kunnen focussen op hun inhoudelijk werk. Daarnaast kom ik nu ook meer in contact met de andere teams en ben ik aanwezig bij allerlei interne meetings. Aan deze functie moet ik echt nog aan wennen en ga ik hopelijk de komende maanden in kunnen groeien!

Als team zijn wij ook verantwoordelijk voor de eigen online marketing (dat moet ook nog gebeuren natuurlijk). Ik heb mij heel erg gesmeten op de nieuwe website, die ondertussen een aantal maanden online staat. Dat was een werk van lange adem en is nog steeds een job zonder eind. We hebben een bedrijfsblog en nog een heel aantal andere pagina’s die regelmatig nieuwe content vragen. Ik schrijf dus af en toe stukken en ben copywriter van dienst bij eventuele vragen van klanten.

Ten slotte help ik momenteel elke vrijdag het supportteam. Klanten die hun website bij ons hebben en daar een probleem of vragen bij hebben help ik verder. Dit is heel leerrijk om te zien wat voor soort vragen er binnenkomen. Ik kom op deze manier ook met elke andere collega in contact en zo leer je wel met iedereen samenwerken. Het enige nadeel aan support is dat klanten soms echt heel onvriendelijk of ongeduldig kunnen zijn. Mails die op vrijdag om half 5 binnenkomen met als onderwerp ‘dringend’. Tja, dan moet je even kalm blijven.

Als ik dat hier zo allemaal lees is het wel een hele boterham. Ik vind het wel fijn dat mijn job zo gevarieerd is. Ik behoor ondertussen tot het groepje multifunctionele werknemers 🙂 en gelukkig wordt er steeds op voorhand gepolst of ik een bepaalde extra functie wel zie zitten. Support is iets tijdelijk en het project management gedeelte is compleet nieuw (nu ja ik was ook wel al project manager tijdens mijn stage bij Seven, maar hier is de invulling een beetje anders). Ik zie wel weer ik uitkom zeker?

Beetje ironisch ook dat deze post net nu online komt, ik geniet deze week namelijk van een weekje vakantie. Dat was alweer veel te lang geleden, mijn lichaam had het wel even gehad met de drukte en het vroege opstaan.

Zou jij mijn job graag doen denk je? 

Het verhaal van de tabbladen

We schrijven een standaard dag op het werk. Een collega komt aan mijn bureau iets vragen. Zoals altijd open ik een nieuw tabje in mijn browser en dan volgt de opmerking. “Maar Annelies, je hebt 100 tabs (dit is een overdrijving, dat is wat mensen doen in zo’n situatie ^^) openstaan. Je moet dat dichtdoen als je dat niet meer nodig hebt hé”. En mijn antwoord luidde “Ja, maar ik heb dat allemaal nog nodig.” En toen werd het stil.

Een beetje ironisch allemaal want ik gaf in het verleden al eens tips om productiever te werken. En voor alle duidelijkheid: het open hebben staan van te veel tabbladen is NIET goed voor de productiviteit. Net zoals mijn computer op dat moment vastloopt, flipt mijn brein gewoon helemaal bij het steeds voller worden van die dekselse balk bovenaan mijn scherm.

Het klopte wel wat ik toen zei. Ik moest met elk tabblad nog iets doen (en standaard staan er sowieso een 6tal tabbladen – mailboxen, project management tool, Drive voor bestanden,…) altijd open. Het is door regelmatig te switchen van ‘project’ doorheen de dag – iemand komt iets vragen, een mail van een klant,… dat alle die verschillende vensters uiteindelijk naast elkaar belanden. Maar het is zoals het Inbox-Zero-principe zegt bij een gelezen mail die in de inbox blijft staan omdat je er nog iets mee moet doen: dat geeft stress. Nodeloze stress.

p1060260

Meer info over Inbox Zero, wat voor mij wel echt de manier is om stressloos met mijn mailbox om te gaan, vind je trouwens in deze post.

Eigenlijk staan die tabbladen vandaag wat symbool voor de mentale situatie waarin ik me bevind. Het is al eens chaotisch hierboven. Dit bericht illustreert perfect wat ik bedoel. Nogmaals: het gaat goed met mij, het is gewoon even een fase waar ik doormoet. Op het werk zijn er – zoals altijd – weer wat dingen aan het veranderen en het ziet er naar uit dat dit ook voor mijn hoofd een verbetering zal worden. Een dingetje minder op mijn piekerlijstje!

En eigenlijk is het simpel, ik moet gewoon sneller en vaker die tabs sluiten. Ik heb hier ondertussen al twee werkdagen goed opgelet: de eerste dag verliep goed en was het aantal tabbladen – naast de standaard van 6 vaste dus – verminderd naar een 5tal. 11 in totaal dus, kon ik best mee leven. De tweede dag was enorm chaotisch op het werk en dat resulteerde dan ook in een nieuw tabbladenrecord.

Langs de ene kant moet ik hier dus gewoon wat opletten, maar langs de andere kant horen al die tabbladen ook wel bij de aard van mijn job. Ik kan nu eenmaal niet 4 uur met hetzelfde document bezig zijn zonder onderbroken te worden. Dat zorgt voor variatie en is fijn, maar soms ook vervelend en stresserend.

Herkenbaar? Of ben jij net een pro in het managen van je tabbladen? 

Flashback

Het moet zo’n dikke drie maand geleden zijn dat mijn team op het werk de boodschap kreeg dat we er enkele weken later een stagiaire zouden bij krijgen. De ene zou dit fijn vinden, de andere misschien een blok aan het been. Voor mij was het vooral confronterend, in positieve zin dan wel. Het was nog geen jaar geleden dat ik zelf ‘de stagiaire’ was. Ik ben het zelfs drie keer geweest.

Vooral mijn laatste stage zal mij voor altijd bijblijven. Ik was daar namelijk 5 maand en ik ben nog steeds dankbaar hoe veel moeite en energie mijn toenmalige collega’s in me hebben gestoken om me zaken bij te brengen. Ik werd bij zo goed als alles actief betrokken. Door hen was ik klaar voor het werkveld, had ik genoeg zelfvertrouwen om te gaan solliciteren. Zoals altijd zijn het de mensen die een stage of een job fijn en leerrijk maken.

Maar nu moest ik dus, samen met mijn team, zelf de rol van stagebegeleidster op mij nemen. Had ik haar wel iets te leren? Uiteindelijk zit ik nog geen jaar in het vak. Ik begon er dus eigenlijk aan met een klein hartje. En nu haar laatste stagedag erop zit, denk ik dat we er allebei veel van geleerd hebben.

IMG_4593

Een namiddag samen op straat werken voor de Internationale dag van het straatkind

Want ja, ik had haar wel effectief zaken te vertellen en te leren. En dan besef je ineens hoe hard je zelf gegroeid bent in een aantal maanden. Het is bij mij een beetje aangekomen als een mokerslag. Want ik heb nog zoveel te leren. Ik kan nog zoveel dingen niet. Maar wat ik dan wel allemaal doe, is blijkbaar niet zo vanzelfsprekend als ik zelf zou denken.

Op mijn 21ste kon ik die zaken namelijk allemaal zelf nog niet. Ik zat toen nog op de unief, met mijn neus in de boeken. Ik vond de universiteit trouwens wel echt een fijne ervaring om te groeien als persoon (zoals je in dit bericht kon lezen), maar echt praktijkgericht was het natuurlijk niet. Ik had nog geen feeling met klanten of commercieel denken. Dus vier jaar unief hebben mijn leven en mentaliteit wel degelijk in sneltempo veranderd. Maar dat anderhalf jaar erna nog veel meer. Aan een snelheid die ik zelf amper kan vatten. En dit is nog maar het begin.

Niemand is ooit klaar voor volwassenheid, maar langzaam kruipt die je leven toch geniepig binnen. En ja, ik heb mijn best gedaan onze stagiaire iets bij te brengen. Net zoals ik destijds overal werd bij betrokken. Maar we hebben evengoed onnozel zitten doen samen. Of tegen elkaar zitten klagen en zagen. Want ook dat is deel van het (werk)leven. En die drie maand zijn voorbij gevlogen.

Wat heb jij het laatste jaar allemaal bijgeleerd? 

In vier stappen naar een lege inbox

Het klinkt als een droom: je opent je mailbox – thuis, op het werk, op je telefoon – en je hebt geen mails in je inbox staan. Leeg! Je kan je beginnen focussen op al die andere taken. Een droom? Nee hoor, mij lukt het elke dag. En ik zal eens iets zeggen: eigenlijk is het belachelijk eenvoudig.

Ik verklapte al eerder mijn gouden tip om productiever te zijn en in die post sprak ik over het Inbox Zero principe. Toen was ik daar zelf nog maar net mee gestart. Ondertussen zijn we een tijdje verder, en kan ik zeggen dat – voor mij althans – de techniek goed werkt. Zo goed dat mijn stressniveau zelfs wat neer beneden is gegaan. Hoog tijd dus om mijn tips met jullie te delen!

Opmerking: Er zijn verschillende interpretaties van Inbox Zero. Hieronder licht ik mijn werkwijze toe. Dit is niet noodzakelijk de standaard of beste manier. Het is mijn manier en voor mij werkt het. Hopelijk voor jou ook 🙂

Wat is Inbox Zero? 

Inbox Zero is een werkwijze om – rarara – je inbox steeds leeg te maken. Leeg, als in geen e-mails in je inbox, of je ze nu gelezen hebt of niet. Het gaat hier dus wel – voor alle duidelijkheid – enkel over je inbox: andere mappen in je algemene mailbox zullen wel nog e-mails bevatten. Het puur verwijderen of archiveren van mails om die teller op 0 te krijgen is dus niet de bedoeling. Het gaat om het filteren van e-mails en jezelf snel ontdoen van al die berichten waarmee je toch niets bent.

Opmerking: de meeste mailsystemen zijn zo opgebouwd dat ze Inbox Zero gemakkelijk toelaten. Gmail bijvoorbeeld is hier uitermate geschikt voor.

p1060260

Archiveren

Geef toe: hoeveel e-mails krijg jij op een dag binnen die FYI – for your information – zijn? Je moet ze lezen, maar verder verwacht men niet dat jij iets doet. Heel waarschijnlijk laat je deze berichten geopend in je mailbox staan. En dan begint de chaos: want ergens staat er ook nog een mail tussen waar je wel iets mee moet doen. Ken je het verhaal van de naald en de hooiberg?

Door ze te laten staan geven deze mails een gevoel van drukte omdat je ze steeds blijft zien. FYI-mails moet je gewoon onmiddellijk archiveren (je kan ze hierdoor wel nog gemakkelijk terugvinden) wanneer je ze gelezen hebt. Dat is de eerste stap naar een legere mailbox en deze werkwijze gaat meteen het grootste verschil maken.

Delegeren

Krijg je een vraag binnen die eigenlijk niet voor jou is maar voor een collega? Of waar je het antwoord gewoon niet op weet? Dan moet je deze niet in je inbox laten staan met de gedachte ‘ik zie nog wel wat ik er mee doe’. Nee, stuur dit meteen door naar een collega van wie je weet of denkt dat hij/zij dit wel kan oppakken. En daarna de desbetreffende mail niet vergeten te archiveren.

Beantwoorden

Dan komen we nu bij de e-mails waarmee je wel iets moet doen. Vaak krijg je kleine vragen binnen waarvan je het antwoord kan vinden of opzoeken op pakweg 2 minuten. Doe dit dan meteen als je de e-mail hebt gelezen. Waarom zou je wachten? Jij hebt toch ook graag een snel antwoord op je vraag?

Hetzelfde met meetingaanvragen. Laat deze niet zomaar in je mailbox ophopen. Maar bevestig onmiddellijk of sla de uitnodiging vriendelijk af. Voor dit soort kleine e-mails kan je enkele momenten per dag voorzien dat je deze onmiddellijk verwerkt. En zo gaat die teller waar wat meer richting die nul.

Actie ondernemen

Natuurlijk zijn er ook mails die meer dan 2 minuten werk vragen. Deze kan je dus niet zomaar beantwoorden en archiveren. Zet die nieuwe taak onmiddellijk op je planning. Je kan dan de verzender ook al antwoorden tegen wanneer hij het geleverde werk mag ontvangen.

Maar dan staat die mail nog in je inbox, en dat kan voor stressgevoel zorgen. Maak hiervoor een actiemap aan. Eigenlijk is een actiemap de enige map die je moet hebben in je mailbox. Veel mensen maken mappen per thema of project aan. Dat is niet verkeerd, maar het biedt op zich ook geen meerwaarde. In de actiemap sleep je mails waarmee je nog iets moet doen, maar daar op dit moment geen tijd voor hebt. Dit kunnen ook nieuwsbrieven of andere zaken zijn die je nog moet lezen (ook dat is een actie). Heb je een mail behandeld, dan archiveer je opnieuw.

Op naar een lege inbox…

Elke mail die je ontvangt komt in aanmerking voor deze vier acties: lezen en archiveren, delegeren, meteen antwoorden of in de actiemap stoppen. Als je dit proces doorloopt dan is je inbox na elke filterbeurt leeg. Om je werk te plannen moet je dan alleen nog rekening houden met die actiemap en al snel zul je merken dat dit betrekkelijk minder e-mails zijn dan al die binnenkomende ‘troep’.

Hoe hou jij je mailbox overzichtelijk?